Organisasi Proyek

Organisasi Proyek

Proyek merupakan suatu kegiatan usaha yang kompleks, sifatnya tidak rutin, memiliki keterbatasan terhadap waktu, anggaran dan sumber daya serta memiliki spesifikasi tersendiri atas produk yang akan dihasilkan. Dengan adanya keterbatasan-keterbatasan dalam mengerjakan suatu proyek, maka sebuah organisasi proyek sangat dibutuhkan untuk mengatur sumber daya yang dimiliki agar dapat melakukan aktivitas-aktivitas yang sinkron sehingga tujuan proyek bisa tercapai. Organisasi proyek juga dibutuhkan untuk memastikan bahwa pekerjaan dapat diselesaikan dengan cara yang efisien, tepat waktu dan sesuai dengan kualitas yang diharapkan.

Secara umum, terdapat 4 jenis organisasi proyek yang biasa digunakan dalam menyelesaikan suatu proyek. Adapun jenis-jenis organisasi proyek yang dimaksud antara lain :
1.      Organisasi Proyek Fungsional
Dalam organisasi proyek fungsional, susunan organisasi proyek dibentuk dari fungsi-fungsi yang terdapat dalam suatu organisasi. Organisasi ini biasanya digunakan ketika suatu bagian fungsional memiliki kepentingan yang lebih dominan dalam penyelesaian suatu proyek. Top manajer yang berada dalam fungsi tersebut akan diberikan wewenang untuk mengkoordinir proyek.
Adapun beberapa kelebihan yang terdapat dalam organisasi proyek ini antara lain proyek dapat diselesaikan dengan struktur dasar fungsional organisasi induk, memiliki fleksibilitas maksimum dalam penggunaan staf, adanya pembauran berbagai jenis keahlian bagi tiap-tiap fungsi serta peningkatan terhadap profesionalisme pada sebuah divisi fungsional.
Sedangkan beberapa kelemahan yang ditemui dalam organisasi proyek fungsional antara lain proyek biasanya kurang fokus, terdapat kemungkinan terjadinya kesulitan integrasi antar tiap-tiap fungsi, biasanya membutuhkan waktu yang lebih lama serta motivasi orang-orang yang terdapat dalam organisasi menjadi lemah.
2.      Organisasi Proyek Tim Khusus
Dalam organisasi proyek tim khusus, organisasi akan membentuk tim yang bersifat independen. Tim ini bisa direkrut dari dalam dan luar organisasi yang akan bekerja sebagai suatu unit yang terpisah dari organisasi induk. Seorang manajer proyek full time akan ditunjuk dan diberi tanggung jawab untuk memimpin tenaga-tenaga ahli yang terdapat dalam tim.
Adapun beberapa kelebihan yang terdapat dalam organisasi proyek tim khusus yakni tim akan terbentuk dengan bagian-bagian yang lengkap dan memiliki susunan komando tunggal sehingga tim proyek memiliki wewenang penuh atas sumber daya yang ada untuk mencapai sasaran proyek, sangat dimungkinkan ditanggapinya perubahan serta dapat diambil sebuah keputusan dengan tepat dan cepat karena keputusan tersebut dibuat oleh tim dan tidak menunda hierarki, status tim yang mandiri akan menumbuhkan identitas dan komitmen anggotanya untuk menyelesaikan proyek dengan baik, jalur komunikasi dan arus kegiatan menjadi lebih singkat, mempermudah koordinasi maupun integrasi personil serta orientasi tim akan lebih kuat kepada kepentingan penyelesaian proyek.
Sedangkan beberapa kelemahan yang ditemukan dalam organisasi proyek ini adalah biaya proyek menjadi besar karena kurang efisien dalam membagi dan memecahkan masalah dalam penggunaan sumber daya, terdapat kecendrungan terjadinya perpecahan antara tim proyek dengan organisasi induk serta proses transisi anggota tim proyek untuk kembali ke fungsi semula jika proyek telah selesai akan terasa sulit karena telah meninggalkan departemen fungsionalnya dalam waktu yang lama.
3.      Organisasi Proyek Matriks
Organisasi proyek matriks merupakan suatu organisasi proyek yang melekat pada divisi fungsional suatu organisasi induk. Pada dasarnya organisasi ini merupakan penggabungan kelebihan yang terdapat dalam organisasi fungsional dan organisasi proyek khusus.
Beberapa kelebihan yang terdapat dalam bentuk organisasi ini yaitu manajer proyek bertanggung jawab penuh kepada proyek, permasalahan yang terjadi dapat segera ditindaklanjuti, lebih efisien karena menggunakan sumber daya maupun tenaga ahli yang dimiliki pada beberapa proyek sekaligus serta para personil dapat kembali ke organisasi induk semula apabila proyek telah selesai.
Adapun beberapa kekurangan yang terdapat dalam bentuk organisasi proyek ini antara lain manajer proyek tidak dapat mengambil keputusan mengenai pelaksanaan pekerjaan dan kebutuhan personil karena keputusan tersebut merupakan wewenang dari pada departemen lain, terdapat tingkat ketergantungan yang tinggi antara proyek dan organisasi lain pendukung proyek serta terdapat dua jalur pelaporan bagi personil proyek karena personil proyek berada dibahwah komando pimpinan proyek dan departemen fungsional.
4.      Organisasi Proyek Virtual
Organisasi proyek virtual adalah suatu bentuk organisasi proyek yang merupakan aliansi dari beberapa organisasi dengan tujuan untuk menghasilkan suatu produk tertentu. Struktur kolaborasi ini terdiri dari beberapa organisasi lain yang saling bekerjasama dan berada disekelilin perusahaan inti.
Adapun beberapa kelebihan yang terdapat dalam susunan organisasi proyek virtual ini antara lain terjadi pengurangan biaya yang signifikan, cepat beradaptasi dengan pesatnya perkembangan teknologi serta adanya peningkatan terhadap fleksibilitas usaha.
Sedangkan beberapa kekurangan yang terdapat dalam organisasi ini yakni proses koordinasi keprofesionalan dari berbagai organisasi yang berbeda dapat menjadi hambatan, terdapat potensi terjadinya kehilangan kontrol pada proyek serta terdapat potensi terjadinya konflik interpersonal.


sumber : http://manajemenproyek.net/

Pentingnya Manajemen Proyek

Pentingnya Manajemen Proyek

Dewasa ini, kebutuhan perusahaan terhadap fungsi manajemen proyek tidak dapat dipandang hanya dengan sebelah mata. Hal ini disebabkan karena dalam melakukan proses produksi, perusahaan harus mampu menghasilkan suatu produk baik berupa barang ataupun jasa yang sesuai dengan kriteria ,waktu dan besarnya biaya yang telah ditetapkan. Perubahan terhadap salah-satu dari ketiga faktor tersebut dapat mempengaruhi dua faktor lainnya yang tentunya juga akan berdampak pada besar kecilnya nilai keuntungan yang dapat diperoleh perusahaan. Lalu seberapa besar pentingnya penerapan manajemen proyek dalam suatu perusahaan?

Manajemen proyek mulai dianggap penting saat bangsa Amerika mengalami kegagalan yang sangat serius dalam kegiatan mega proyek mereka. Kegagalan Apolo 13 untuk melakukan pendaratan di bulan membuka mata NASA  mengenai pentingnya menerapkan manajemen proyek. Sebelum kecelakaan fatal itu terjadi, pihak NASA hanya menekankan masalah yang bersifat teknis dan mengabaikan permasalahan yang bersifat human (manajemen). Tonggak sejarah inilah yang mengawali berkembangnya ilmu manajemen proyek yang pada dasarnya dimulai dari industri konstruksi.
Kabar lain yang sangat mengejutkan juga berasal dari kegiatan pengembangan proyek IT. Pada tahun 1998, Standish Group dalam laporannya menjelaskan bahwa proyek-proyek IT yang dinyatakan sukses pada tahun tersebut, pada kenyataannya hanya 26% yang benar-benar dapat dinyatakan sukses, sedangkan sisanya masuk kedalam kategori challenged (overtime dan over budget) atau bahkan masuk kedalam kategori failed (gagal). Dan yang paling menarik dari hasil penelitian ini adalah bahwa faktor terbesar penyebab kegagalan ini bukan berasal dari masalah teknis, melainkan faktor manajemen yang dalam hal ini adalah kemampuan dalam melakukan manajemen proyek. Hal ini patut untuk dicermati sehingga keberadaan manajemen proyek dalam dunia IT memang benar-benar dirasa sangat dibutuhkan.
Di masa mendatang, manajemen proyek memiliki peran yang sangat penting dalam mendukung kegiatan pengembangan perusahaan kearah yang bersifat strategis. Beberapa alasan yang dianggap dapat menguatkan pentingnya keberadaan fungsi manajemen proyek yang baik dalam suatu perusahaan antara lain semakin pendeknya kompresi daur hidup produk, tingginya tingkat kompetisi global serta pesatnya perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang menyebabkan semakin meningkatnya kompleksitas aktivitas proyek.


sumber : http://manajemenproyek.net/

Apa Itu Manajemen Proyek?

Berbicara mengenai manajemen proyek, hal ini tentunya tidak terlepas dari adanya perkembangan yang cukup pesat dalam dunia industri dan teknologi informasi. Perkembangan yang cukup pesat ini menyebabkan pihak manajemen harus mampu mengelola sumber daya yang dimiliki untuk menghasilkan produk yang berkualitas tinggi serta mampu bersaing di pasar. Kemampuan pihak manajemen untuk menghasilkan produk yang berkualitas dengan adanya keterbatasan terhadap waktu, biaya dan ruang lingkup pekerjaan harus didukung oleh pemahaman mengenai manajemen proyek yang baik. Lalu apa sebenarnya definisi dari manajemen proyek itu sendiri?

Untuk mendefinisikan apa yang dimaksud dengan manajemen proyek, maka ada baiknya kita mengetahui terlebih dahulu mengenai apa yang dimaksud dengan manajemen dan apa yang dimaksud dengan proyek.
Manajemen merupakan suatu proses terpadu dimana individu-individu sebagai bagian dari organisasi dilibatkan untuk melakukan proses perencanaan, pengorganisasian, serta menjalankan dan mengendalikan aktivitas-aktivitas produksi, yang kesemuanya diarahkan pada sasaran yang telah ditetapkan dan berlangsung terus-menerus seiring dengan berjalannya waktu. Sedangkan yang dimaksud dengan proyek adalah suatu usaha yang kompleks, tidak rutin, dibatasi oleh waktu, anggaran, resource dan spesifikasi yang telah dirancang untuk dapat memenuhi kebutuhan konsumen.
Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa manajemen proyek dapat diartikan sebagai suatu proses kegiatan untuk melakukan perencanaan, pengorganiasian, pengarahan dan pengendalian atas sumber daya organisasi yang dimiliki perusahaan untuk mencapai tujuan tertentu dalam waktu dan sumber daya tertentu pula. Manajemen proyek sangat cocok untuk suatu lingkungan bisnis yang menuntut kemampuan akuntansi, fleksibilitas, inovasi, kecepatan dan perbaikan yang berkelanjutan.


sumber : http://manajemenproyek.net/